داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل ابزاری مدرن و فوق العاده جهت کنترل اطلاعات و ردیابی قراردادهای شرکت یا پروژه است. با افزایش تعداد قراردادها و نیز اطلاعات مربوط به آنها  ، ضرورت مدیریت و کنترل قراردادها مضاعف می شود. مدیران شرکت ها ، پروژه ها و بخش قراردادها یا پیمان ها ،درگیر پایش و مدیریت قراردادها می شوند که در این بین وجود ابزار داشبورد مدیریتی بسیار می تواند راهگشا باشد.

مدیریت قراردادها

در اغلب شرکت ها ، وظیفه مدیریت و کنترل فرآیندهای مربوط به استعلام و مناقصات ، ارزیابی و انتخاب پیمانکاران ارائه دهنده خدمات به شرکت یا پروژه ، بر عهده واحد مدیریت حقوقی و قراردادها یا پیمان ها می باشد. در برخی شرکت های پیشرو در امور سیستمی معمولا کارشناسانی فرایندهای قراردادها را به صورت منظم و پیوسته پایش و کنترل می کنند. در ادامه تعدادی از چالش ها و سختی های بخش مدیریت قراردادها را اشاره کردیم:

• تعداد بالای مناقصات ، شرکت کنندگان در مناقصات ، پیمانکاران و بخش های متقاضی خدمات
• تعدد بالای مراحل برون سپاری خدمات (از درخواست خدمات تا انعقاد قرارداد) و مراحل کنترل قراردادها
• لزوم رعایت لیست پیمانکاران مورد تایید (AVL) ، روش های اجرایی و دستورالعمل های برگزاری مناقصات ، ارزیابی پیمانکاران ، انعقاد قرارداد با پیمانکاران
• حجم بالای مکاتبات در خصوص هر یک از مراحل برون سپاری
• …

توجه: واژه برون سپاری ، معادل واژه outsourcing  می باشد.

داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل

نرم افزار اکسل ، محصول شرکت مایکروسافت ، ابزارها ، توابع کاربردی و نمودارهای متنوعی برای طراحی و ساخت داشبوردهای مدیریتی در اختیار کاربر قرار می دهد. داشبوردهای مدیریتی ، نوعی از گزارشات مدیریتی هستند که به مدیران در یک صفحه وضعیت سازمان ، بخش یا پروژه را به صورت جذاب و گرافیکی گزارش می کنند. داشبورد مدیریت قراردادها ، با اتصال به بانک اطلاعاتی قراردادها یا پیمان ها می تواند گزارشات فوق العاده و جذابی را در اختیار مدیران قرار دهد تا پایش و کنترل فعالیت ها در حوزه قراردادها را تسهیل نماید.

مراحل طراحی داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل

• فاز شناخت سازمان و فرآیند مدیریت قراردادها
• فاز تعریف نیازمندی سازمان در حوزه قراردادها
• طراحی بانک اطلاعاتی مدیریت قراردادها در اکسل
• طراحی صفحات تحلیل مدیریت قراردادها در اکسل
• طراحی داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل

محتویات داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل

• داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل شامل جداول خلاصه یا نمودارهایی در مورد هر یک از موارد زیر می باشد:
• نسبت قراردادهای فعال به کل قراردادها
• نسبت قراردادهای شروع نشده ، در حال اجرا و خاتمه یافته
• نسبت قراردادهای خلع ید شده به کل قراردادها
• نسبت قراردادهای تحویل موقت شده به کل قراردادها
• تعداد قراردادهای دارای تاخیر
• درصد پیشرفت فیزیکی هر یک از قراردادها
• تعداد درخواست های خرید خدمات یا برون سپاری فوری