مدیریت اسناد پروژه ها، فرایندی است که در مسیر تعالی مدیریت پروژه سازمانی، ناگزیر از تجربه آن می باشیم. در این میان اسناد اصلی پروژه مانند: نقشه ها و اسناد فنی پیچیدگی های خاصی دارند که توجه بیشتری را می طلبند.
- سند (Document): فایل کاغذی یا الکترونیکی حاوی اطلاعات مربوط به شرکت
- DCC : مخفف عبارت Document Control Center و به معنای مرکز کنترل اسناد یا مرکز کنترل مدارک می باشد.
- مرکز کنترل اسناد (DCC): بخشی از شرکت است که وظیفه آن دریافت، کنترل، توزیع و ارسال و ثبت سوابق و گزارش گیری اسناد می باشد.
انواع سند در ذیل اشاره شده است:
- MDR (Master Document Register): بانک اطلاعاتی اسناد جهت کنترل وضعیت آنها
- Transmittal : فرم ارسال مدارک
- Comment Sheet : فرم نظرات
- Tendering Documents : اسناد مناقصه
- Fax : فکس
- Procurement Documents : اسناد خرید
- Contract : قرارداد
- Minute of Meeting : صورت جلسه
- Technical Documents : اسناد فنی
- Letter : نامه
در شکل زیر، گردش کار مرکز کنترل اسناد (DCC) نشان داده شده است:
شرکت A : شرکت تولید کننده اسناد
شرکت B : شرکت بررسی کننده اسناد
نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه
جهت درخواست دوره آموزشی با شماره 09122333560 تماس بگیرید.
کانال تلگرام: https://t.me/project_management_standards
