حجیم بودن گزارشات مدیریتی در پروژه ها مشکلات عدیده ای از جمله تفسیر دشوار، طولانی بودن مدت زمان بررسی گزارشات و دشوار بودن به روز رسانی ها را به دنبال دارد. بسیاری از گزارشات پروژه ها حاوی اطلاعاتی است که صرفا جنبه زینتی داشته و نه تنها گرهی از مشکلات پروژه باز نمی نماید بلکه تمرکز بر روی موارد مهم را ازبین می برد.

راهکار چیست؟

پاسخ: استفاده از "گزارشات یک صفحه ای" یا "داشبورد مدیریت پروژه" (Project Management Dashboard)

داشبورد مدیریت پروژه  یا Project Management Dashboard چیست؟

داشبورد مدیریت پروژه (Project Management Dashboard) از جمله گزارشات خلاصه مدیریتی است که به اهم موارد ضروری جهت مدیریت پروژه می پردازد و از ارائه اطلاعات غیرمهم، خودداری می کنند. امروزه کشورهای توسعه یافته، داشبوردهای مدیریتی را جایگزین گزارش های حجیم کرده اند. این بدان معناست که گزارشات روزانه، گزارشات هفتگی، گزارشات ماهانه و گزارشات فصلی و سالانه می توانند به صورت داشبورد ارائه شوند.

مشخصات یک داشبورد مدیریت پروژه (Project Management Dashboard) مناسب:

• حاوی اطلاعات خلاصه، شفاف و بدون ابهام
• عدم تکرار اطلاعات
• شامل ابعاد مختلف پروژه
• شامل نمودارها و اشکال جهت درک بهتر اطلاعات
• خودداری از ارائه اطلاعات بدون ارزش
• حاوی موارد کلیدی و بسیار مهم
• زیبایی و جذابیت بصری
• بروز بودن
• انعطاف پذیر بودن داشبورد
• ساده و کاربر پسند بودن

سالهاست که تکنیک ها و ابزارهای نرم افزار اکسل (Excel) در خدمت برنامه ریزی و کنترل پروژه ها در شرکت های پروژه محور است. از طریق بکارگیری نرم افزار اکسل، طراحی این داشبوردهای مدیریتی (Management Dashboard)، به زیبایی هرچه تمام انجام می شود. جهت تهیه یک داشبورد مدیریتی (Management Dashboard)، طراحی یک یا چند بانک اطلاعاتی ضروری است. این بدان معناست که از طریق به روز رسانی بانک های اطلاعاتی، ورودی های اطلاعاتی جهت نمایش در داشبورد مدیریتی (Management Dashboard) تهیه می گردد.

توجه: می توان از شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI نیز در داشبوردهای مدیریتی (Management Dashboard) به ویژه داشبورد مدیریت پروژه (Project Management Dashboard) استفاده نمود.

قابلیت ها و نکات ظریفی از نرم افزار اکسل (Excel) جهت بکارگیری موثر در برنامه ریزی، کنترل و گزارشات پروژه ها از جمله ساخت گزارشات دینامیک و داشبوردهای مدیریتی (Management Dashboard) در دوره های آموزشی مطرح می شوند. در دوره های آموزشی ما می توانید با نحوه ساخت داشبورد مدیریتی (Management Dashboard) در اکسل آشنا شوید.

در ذیل نمونه هایی از داشبورد مدیریت پروژه (Project Management Dashboard) در نرم افزار اکسل (داشبورد اکسل) ارائه شده است:

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست دوره آموزشی با شماره  09122333560  تماس بگیرید.

کانال تلگرام مدیریت پروژه:                                       https://t.me/project_management_standards

اینستاگرام:                                                           https://www.instagram.com/rahmatitavakol_ali