ورود به حساب کاربری

نام کاربری *
رمز عبور *
یاداوری

سیستم مدیریت پروژه

دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه

امتیاز کاربران

ستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعالستاره فعال
 

دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه به عنوان یکی از مهم ترین دستورالعمل های مدیریت پروژه به شمار می رود. در اینجا، نحوه تدوین دستورالعمل تهیه گزارشات ماهانه پروژه (Project Monthly Reporting Procedure/Work Instruction) را بیان کرده ایم.

 

 

 

فهرست مطالب

 

1-     تعاریف/کلمات مخفف

 

2-  مسئولیت

 

3-     شرح روش انجام

 

 

 

1-    تعاریف/کلمات مخفف

 

در این قسمت، تعاریف یا کلمات مخفف ، بیان می شوند.

 

مثال: تاریخ نظارت: تاریخ جمع آوری اطلاعات مربوط به وضعیت پیشرفت فعالیت ها و منابع پروژه

 

 

 

2-    مسئولیت

 

در این قسمت، مسئولیت های افراد یا بخش های مختلف، در قبال وظایف مختلف از جمله تهیه گزارش ماهانه پروژه، کنترل و تایید و توزیع گزارش، تعیین می شود.

 

مثال: مسئولیت تهیه گزارش بر عهده بخش کنترل پروژه و مسئولیت کنترل و تایید گزارش بر عهده مدیر پروژه می باشد.

 

 

 

3-    شرح روش انجام

 

 

  • تاریخ های نظارت از وضعیت پروژه

 

در این قسمت،  تاریخ های نظارت از وضعیت پروژه، تعیین می شود.

 

مثال: 30  ام هر ماه شمسی

 

 

 

  •  تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه

 

در این قسمت،  تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه، تعیین می شود.

 

مثال: 5 ام هر ماه شمسی

 

 

 

  • فرمت های جمع آوری اطلاعات

 

در این قسمت،  فرمت های جمع آوری اطلاعات (حوزه اطلاعات، سطوح اطلاعات، دقت اطلاعات، شکل ظاهری و دسته بندی اطلاعات)، تعیین می شود.

 

مثال: حوزه اطلاعات گزارش پروژه، محدوده، زمان و هزینه پروژه می باشد.

 

 

 

  • روش جمع آوری اطلاعات

 

در این قسمت، نحوه جمع آوری اطلاعات از بخش های مختلف، شامل بستر جمع آوری اطلاعات (سیستم مکاتبات، ایمیل و ...)، تعیین می شود.

 

مثال: نحوه جمع آوری اطلاعات، از طریق ارسال فرم های خام تحت قالب فایل اکسل (Excel)، از طریق سیستم مکاتبات به بخش های مختلف پروژه در ابتدای پروژه (یا در زمان اصلاح فرمت های گزارش) و جمع آوری اطلاعات، تحت قالب فایل ارسالی بر اساس تاریخ های نظارت تعیین شده پروژه

 

 

 

  •  فرمت های ارائه گزارش

 

در این قسمت، فرمت های ارائه گزارش (حوزه اطلاعات، سطوح اطلاعات، دقت اطلاعات، شکل ظاهری و دسته بندی اطلاعات)، تعیین می شود.

 

مثال: حوزه اطلاعات گزارش پروژه، محدوده، زمان و هزینه پروژه می باشد. گزارشات بایستی تا سطح سوم ساختار شکست کار (WBS) تهیه و ارائه شوند.

 

Actual Progress

Baseline Progress

WF

WBS Name

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  • روش ارائه گزارش

 

در این قسمت، نحوه ارائه گزارش، شامل بستر توزیع گزارش (ایمیل یا ...)، تعیین می شود.

 

مثال: نسخ الکترونیکی گزارش کل پروژه، تحت قالب مشخص شده در بند بعدی به همراه یک نسخه الکترونیکی تحت قالب فایل PDF توسط ایمیل، در همان موعد مقرر در بند " تاریخ های ارائه گزارش ماهانه پروژه" به کارفرمای پروژه ارسال و 2  نسخه کاغذی گزارش حداکثر تا 3 روز بعد به کارفرمای پروژه ارسال می شود.

 

 

 

  • نرم افزارهای مورد نیاز

 

در این قسمت، نام و نسخه نرم افزارهای لازم برای جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش ها، تعیین می شود.

 

مثال: ضروری است بخش های مختلف بر اساس فرمت تعیین شده، اطلاعات خود را تحت قالب فایل اکسل نسخه 2016 (Excel 2016) ، به بخش کنترل پروژه، ارائه نمایند. در ادامه بخش کنترل پروژه، بر اساس روش های تجمیع و تحلیلی تعیین شده در دستورالعمل ... و تحت قالب نرم افزار ماکروسافت پراجکت نسخه 2016 (MSP 2016)، به تهیه گزارش کل پروژه می پردازد.

 

 

 

  • ماتریس توزیع گزارش

 

در این قسمت، افراد دریافت کننده گزارش، تعداد نسخ دریافتی، نوع نسخ دریافتی تعیین می شود.

 

مثال:

 

نام افراد / بخش / شرکت

نوع نسخه

تعداد

تاریخ مورد نیاز

کارفرما

Excel

1

5 ام هر ماه شمسی

PDF

1

5 ام هر ماه شمسی

کاغذی

2

8 ام هر ماه شمسی

 

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست دوره آموزشی با شماره  09122333560  تماس بگیرید.

کانال تلگرام:                                       https://t.me/project_management_standards

دوره های کاربردی را با ما تجربه کنید...

آخرین مطالب بلاگ

کنترل زمان پروژه یا به روز رسانی (Updating) در MSP

کنترل زمان پروژه یا به رو...

انواع وضعیت فعالیت ها (Activity Status) آغاز نشده...

داشبورد مدیریت پروژه

داشبورد مدیریت پروژه

گزارشات خلاصه و کارا از وضعیت پروژه، برای مدیران،...

دوره کارشناس حرفه ای در اکسل- ثبت نام شروع شد

دوره کارشناس حرفه ای در ا...

ثبت نام شروع شد. دوره آموزشی کارشناس حرفه ای در ا...