ورود به حساب کاربری

نام کاربری *
رمز عبور *
یاداوری

سیستم مدیریت پروژه

اشتباهات رایج در مدیریت پروژه

امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

اشتباهات رایج در مدیریت پروژه

1- هر شبکه زمانبندی، حتما باید یک و تنها یک فعالیت یا مایلستون آغازین و یک و تنها یک فعالیت یا مایلستون پایانی داشته باشد.

2- در برنامه زمانبندی مناسب، منحنی اس یا S-Curve کل پروژه، شبیه S می باشد.

3- جمع اوزان فعالیت های پروژه، باید 100% باشد.

4- کارشناس کنترل پروژه، باید به تمامی ابعاد فنی پروژه اشراف داشته باشد طوری که بتواند به تنهایی و بدون نیاز به سایر افراد خود تخمین ها و برنامه پروژه را تهیه و کنترل نماید.

5- برنامه زمانبندی قرارداد، تعهد پیمانکار به کارفرماست.

 

در این مجال به بررسی این اشتباهات رایج پرداختم که متاسفانه برای اصلاح آن انرژی زیادی اتلاف می شود.


1- هر شبکه زمانبندی، حتما باید یک و تنها یک فعالیت یا مایلستون آغازین و یک و تنها یک فعالیت یا مایلستون پایانی داشته باشد.

بدون شک در تهیه زمانبندی پروژه، باید تمامی ارتباطات پیش نیازی میان فعالیت ها را در نظر گرفت. اما با فرض رعایت این نکته

آیا امکان ندارد در ابتدای پروژه، چند فعالیت با هم آغاز شوند؟

آیا امکان ندارد در انتهای پروژه، چند فعالیت با هم اتمام یابند؟

بسیاری معتقدند که بازبودن پروژه یا به اصطلاح داشتن چند فعالیت آغازین (بدون پیش نیاز) یا چند فعالیت پایانی (بدون پس نیاز) -که به آنها فعالیت های باز یا open ended اطلاق می شود.- باعث ایجاد خطا در محاسبات شناوری یا به روزرسانی (Updating) برنامه زمانبندی می شود. جالب است که حتی یک نمونه نیز برای اثبات ادعای خود ندارند. از سویی نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه مانند MSP و Primavera P6 نیز خطایی به داشتن چند فعالیت بدون پیش نیاز یا پس نیاز نمی گیرند.

حال سئوال اینجاست این موضوع چرا اینقدر به صراحت مورد تاکید برخی واقع شده است. در برخی از منابع درسی کنترل پروژه در دانشگاه، در روش محاسبات دستی (بدون استفاده از نرم افزارها)، تاکید در رعایت داشتن یک نقطه آغاز و پایان می شود و دلیل آن امکان ایجاد خطا در محاسبات انسانی و گم کردن مسیر در محاسبات پیشرو (Forward) و پسرو (Backward) است. لذا به منظور کاهش امکان خطای انسانی، الزام وجود یک نقطه آغازین و پایانی، به عنوان یک اصل بی چون و چرا در ترسیم شبکه پروژه پذیرفته شد که دلیلی هم برای آن ذکر نشد.

در انتها باید توجه داشت که برای غلط دانستن داشتن چند فعالیت بدون پیش نیاز و پس نیاز باید اثبات ریاضی برای آن داشت و صرفا تکرار این جمله که "داشتن چند فعالیت بدون پیش نیاز و پس نیاز  یا چند نقطه آغازین و پایانی" غلط می باشد اثبات علمی محسوب نمی شود.

در نهایت می بینیم که برای حل این مشکل (البته به عقیده برخی افراد) یک مایلستون با مدت صفر برای آغاز و یک مایلستون با مدت زمان صفر برای پایان پروژه درنظر می گیرند و دلیل آنها این است که مدت صفر تاثیری بر زمانبندی ندارد!!! خوب پس چه لزومی به این کار بود؟!!!

در نمودار گانت زیر، 3 فعالیت آغازین و 2 فعالیت پایانی وجود دارد و فعالیت های بحرانی به رنگ قرمز مشخص شده است و شناوری کل و آزاد (Total Slack, Free Slack) فعالیت ها نیز نشان داده شده است.


نمودار گانت زیر، با افزودن یک مایلستون آغازین و پایانی به برنامه زمانبندی قبل، حاصل شده است که دارای یک نقطه شروع و پایان می باشد ولی هیچ تغییری در بحرانی بودن فعالیت ها و شناوری کل و آزاد (Total Slack, Free Slack) فعالیت ها ایجاد نشده است.


البته برخی به زیبایی رعایت یک نقطه آغازین و پایانی تاکید دارند که شاید زیباترین و هنری ترین دلیل علمی همین باشد!!!

نتیجه گیری: رعایت کردن تمام وابستگی های بین فعالیت ها ضروری است ولی اگر با رعایت این نکته چند فعالیت بدون پیش نیاز یا پس نیاز بودند ایرادی بر آن وارد نیست.

 

2- در برنامه زمانبندی مناسب، منحنی اس یا S-Curve کل پروژه، شبیه S می باشد.

 

دلیل هواداران نظریه "الزام در S شکل بودن S-Curve"

دلیل آنها هم معمولا این است که در ابتدای پروژه سرعت کار و مصرف کردن منابع کم است و در اواسط سرعت افزایش یافته و در انتهای پروژه مجددا کاهش می یابد.

سئوال : آیا S-Curve های زیر صحیح نیست؟ آیا اصولا سخن گفتن در مورد صحت و سقم S-Curve کاری صحیح است؟

 

"نمودار اس" خروجی زمانبندی پروژه و مجموعه ای از عوامل است. باید گفت قضاوت در مورد نمودارهای فوق، کاری است نادرست. تمامی آنها می توانند مربوط به یک زمانبندی مناسب یا نامناسب باشند. لذا نمی توان  از روی شکل این نمودار، در مورد مناسب یا نامناسب بودن برنامه زمانبندی پروژه نظر داد.

حال بررسی دقیق تر

منحنی یا نمودار اس یا همان S-Curve مخفف Spending Curve یا Status Curve می باشد. یعنی این منحنی، نحوه مصرف منابع، هزینه و ... را نشان می دهد یا همان وضعیت پروژه را منعکس می نماید.

چه جالب!!! پس دلیل نام گذاری آن، "شباهت شکل آن به حرف S" نیست؟

با عرض تاسف فراوان باید گفت: "خیر"

برای بررسی دقیق تر، بهتر است ببینیم که شکل این نمودار بر اساس چه داده هایی تعیین می شود.

داده های S-Curve

مقادیر تجمعی از منابع، هزینه، زمان و پیشرفت فیزیکی از ابتدای پروژه تا تاریخ نظارت که این بستگی به چیدمان فعالیت ها در زمانبندی پروژه و نحوه محاسبات درصد پیشرفت، هزینه ها، منابع و ... در رویه ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه دارد.

دام S-Curve

بسیاری شرکت ها با تکیه بر اصل شکل S بودن این نمودار سعی در دستکاری اطلاعات و عدد سازی دارند تا به شکل S  زیبایی دست یابند.

البته منکر این موضوع نمی توان شد که به دلایلی اعم از تسطیح منابع و محدودیت سرمایه ممکن است زمانبندی پروژه اصلاح شود تا یک زمانبندی قابل اجرا تهیه شود. حال اگر برنامه زمانبندی مناسب و قابل اجرایی بر اساس رویه ها و دستورالعمل های مدیریت پروژه تهیه شود، شکل این نمودار ممکن است هر شکلی باشد. پس دستکاری برنامه زمانبندی و عدد سازی و به هم زدن منطق و صحت اطلاعات برای رسیدن به شکلی خیالی و زیبا اشتباهی بزرگ است. برنامه ای در ظاهر زیبا و در باطن غلط.

در واقع، برنامه پروژه باید نزدیک ترین تخمین (دقیق ترین پیش بینی) به نحوه اجرای فعالیت ها در آینده باشد. برنامه ریزی غلط، شکست پروژه را هدف می گیرد. اینکه در واقع قرار است در آینده اتفاقی متفاوت با برنامه ساختگی ما بیفتد، فاجعه ای است بزرگ.

 

 3- جمع اوزان فعالیت های پروژه، باید برابر با 100% باشد.

در پروژه ای که فعالیت هایی با ماهیت های متفاوت اجرا می شوند بدلیل از یک جنس نبودن فعالیت ها، برای یکپارچه سازی درصد پیشرفت فعالیت ها، جهت محاسبه درصد پیشرفت کل پروژه نیاز به همسنگ سازی می باشد. نقش همسنگ سازی بر عهده وزن یا فاکتور وزنی (Weight Factor) می باشد. در واقع، وزن یا فاکتور وزنی (Weight Factor) اهمیت یک فعالیت را نسبت به سایر فعالیت ها نشان می دهد.

برای مثال در جدول زیر با استفاده از وزن، اهمیت فعالیت ها در محاسبه درصد پیشرفت کل پروژه شرکت می کنند. به عبارتی درصد پیشرفت کل پروژه، یک میانگین وزنی از درصد پیشرفت فعالیت های آن است. یعنی درصد پیشرفت فیزیکی کل پروژه برابر است با مجموع حاصلضرب درصد پیشرفت فیزیکی فعالیت ها در وزن فعالیت ها تقسیم بر وزن کل پروژه.

شرح

واحد

وزن

کل حجم کاری

حجم کاری انجام شده

درصد پیشرفت فیزیکی

کل پروژه

 

16

 

 

37%

سفیدکاری

متر مربع

6

1000

600

60%

نقاشی

متر مربع

8

1000

200

20%

سرامیک کاری

متر مربع

2

300

100

33%

 

حال سئوال اینجاست که چه ایرادی دارد که جمع اوزان فعالیت ها یا همان وزن کل پروژه برابر با 100% نباشد؟

پاسخ: هیچ. چون با تقسیم بر وزن کل پروژه نیاز به جمع 100% برای وزن کل پروژه مرتفع می شود.

در یک کلمه باید گفت که جمع اوزان فعالیت ها یا همان وزن کل پروژه هر عددی می تواند باشد. شاید بهتر است بگوییم در پروژه های با تعداد فعالیت های زیاد توصیه می شود که جمع اوزان فعالیت ها یا همان وزن کل پروژه عدد بزرگ و ضریبی از 100 باشد تا هم به تمام فعالیت ها وزن صحیح (غیر اعشاری) تخصیص یابد (زیرا در صورت رند شدن اوزان، توسط نرم افزار، اوزان کم به عدد صفر گرد نشود.) و هم برای بیننده قابل فهم تر باشد.

 

4- کارشناس کنترل پروژه، باید به تمامی ابعاد فنی پروژه اشراف داشته باشد طوری که بتواند به تنهایی و بدون نیاز به سایر افراد خود تخمین ها و برنامه پروژه را تهیه و کنترل نماید.

این نظریه معتقد به وجود جادوگر یا شعبده بازی است که ...


در نسخه پنجم استاندارد محبوب مدیریت پروژه PMBOK   به صراحت به نیاز به استفاده از نظرات متخصصین (Expert Judgment) اشاره شده است و متخصصین (Expert) افرادی معرفی شده اند که بیشترین آشنایی را با طبیعت فعالیت دارند.

حال سئوال اینجاست:

آیا کسی یافت می شود که به طبیعت تمام فعالیت ها اشراف داشته باشد؟

اگر چنین کسی یافت شود قطعا عمر نوح خواهد داشت تا در تمامی دیسیپلین های پروژه اعم از برق، مکانیک ثابت، مکانیک دوار، تاسیسات، سازه، فونداسیون، لوله کشی، ابزاردقیق، فرایند، ایمنی و ... صاحب تجربه و تحصیلات لازم باشد. چرا که ممکن است در یک پروژه پتروشیمی حدود 100 هزار فعالیت در دیسیپلین های مختلف وجود داشته باشد.

حال چرا برخی از کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه نشان می دهند که خود می توانند به تنهایی بدون کمک کارشناسان متخصص در سایر بخش ها، فعالیت ها، وابستگی ها و سایر جزئیات پروژه را تخمین بزنند؟

پاسخ: این موضوع، معمولا  این ادعا از افرادی سر می زند که یا در پروژه های بسیار کوچک و تکراری کار می کنند یا با کپی کردن اطلاعات سایر پروژه ها سعی در وانمود کردن اشراف به پروژه دارند.

و اما چرا باید در تهیه برنامه پروژه از نظرات متخصصان فعالیت های پروژه استفاده کرد؟

با درگیر کردن افراد در حوزه های تخصصی خود (در اغلب موارد مجریان فعالیت ها) تعهد آنها در انجام پروژه بیشتر می شود.

تخمین ها صحیح تر خواهند بود.

کارشناسان برنامه ریزی و کنترل پروژه با فراغت خاطر از توقع بیجای برخی مدیران از خود در مورد آچار فرانسه بودن و تخمین همه چیز، زمان بیشتری دارند تا به طوری اصولی تر، استانداردهای برنامه ریزی و کنترل پروژه را رعایت کنند و ساختاری را طراحی کنند تا نیازهای کنترلی و گزارش گیری های آتی ذینفعان را برآورده کنند تا در سریع ترین زمان گزارشات مفید، راهگشا و منعطف از وضعیت پروژه تهیه شود.

پروژه مانند ارکستری است  و هر فردی سازی و نقشی دارد. پس بهتر است هر کدام از ما در حوزه تخصصی خود فعالیت کنیم و هر کاری را به خبره آن بسپاریم.

 

5- برنامه زمانبندی قرارداد، تعهد پیمانکار به کارفرماست.

در واقع برنامه زمانبندی قرارداد، برنامه زمانی برای اجرای شرح کارها، اقدامات و تعهدات طرفین قرارداد (کارفرما و پیمانکار) است. حال سئوال اینجاست:

آیا شرح کارها، اقدامات و تعهدات قرارداد، تنها برای پیمانکار است؟

آیا کارفرما تعهدی ندارد؟

آیا کارفرما تعهد پرداخت پول در برخی زمان ها را ندارد (مثلا: پیش پرداخت و ...)؟

آیا کارفرما تعهدی در قبال اخذ مجوزهای قانونی، ارائه اطلاعات اولیه جهت طراحی، مجوز ورود به سایت، حمل  و ... ندارد؟

 

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست دوره آموزشی با شماره  09122333560  تماس بگیرید.

کانال تلگرام:                                       https://t.me/project_management_standards

 

دوره های کاربردی را با ما تجربه کنید...

آخرین مطالب بلاگ

کنترل زمان پروژه یا به روز رسانی (Updating) در MSP

کنترل زمان پروژه یا به رو...

انواع وضعیت فعالیت ها (Activity Status) آغاز نشده...

داشبورد مدیریت پروژه

داشبورد مدیریت پروژه

گزارشات خلاصه و کارا از وضعیت پروژه، برای مدیران،...

دوره کارشناس حرفه ای در اکسل- ثبت نام شروع شد

دوره کارشناس حرفه ای در ا...

ثبت نام شروع شد. دوره آموزشی کارشناس حرفه ای در ا...